Tolle Tipps für Technik und Tools

Geht es dir auch so, dass du oft zurückhaltend bist, wenn es um Technik und Tools geht? Schon wieder eine neue App, ein neues Programm oder ein – hä, was ist das bitteschön? Barbara Schmid ist Virtuelle Assistentin und hat sich auf Websites, SEO und Sichtbarkeit spezialisiert. Sie ist technikaffin und hat es sich auf die Fahnen geschrieben, anderen die Scheu vor technischen Dingen zu nehmen. Fehlt dir noch das Puzzlestück Technik? Welche Tipps und Tricks sie für uns hat, verrät Barbara uns im Interview.

textur: Barbara, du hast dich als Virtuelle Assistentin mittlerweile auf Websites, SEO und Sichtbarkeit spezialisiert. Sind das nicht alles sehr technische Themen?

Barbara: Ja klar, das ist alles schon etwas techniklastig… Das liegt einfach daran, dass ich mal irgendwann eine Ausbildung zum (damals noch) Schriftsetzer gemacht habe und danach Drucktechnik studiert habe. Das war also schon immer mein Ding 😉 Das Großartige an „meinen“ Themen ist, dass hier eine Menge Aspekte zusammenkommen: Technik, Gestaltung, Logik und Recht – ich mag das sehr, es wird nicht so schnell langweilig. Inzwischen hat sich ergeben, dass ich immer mehr Online-Seminare, Workshops und Beratungen gebe. Das passt für mich sehr gut, denn ich erkläre unheimlich gern und freue mich immer riesig, wenn bei meinen Teilnehmern vorher vermeintlich komplizierte Themen auf einmal völlig klar sind.

textur: Deine Mission ist es ja, den Menschen die Angst vor der Technik zu nehmen.
Du sagst, Technik darf einfach sein. Ist sie das denn?

Barbara: Natürlich ist nicht immer alles ohne jedes Hintergrundwissen machbar und man kann immer noch „ein bisschen mehr“ herausholen. Aber so viele Dinge – gerade die Basics zum Beispiel bei SEO (Suchmaschinenoptimierung) muss man wirklich nicht komplizierter machen als notwendig. Es geht darum, einmal zu verstehen was dazu gehört, wie man beispielsweise Ladezeiten beeinflussen kann und das Verhalten der Besucher auf einer Website. Viele Kleinigkeiten kann man dann in die Routine einbauen, dann hält sich der Aufwand in Grenzen. Am besten ist, wenn man einmal ganz klar für sich definiert, mit wem man zusammenarbeiten will (Stichwort Wunschkunde/Zielgruppe) – dann überlegt man sich, was diese Menschen für Fragen haben, welche Infos sie suchen und wie man ihnen helfen kann. Wenn das einmal verinnerlicht ist und darauf ausgerichtet wird, macht man auf der Website schon eine Menge richtig.

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textur: Es gibt sie tausendfach: Welche Tools kannst du jedem empfehlen, um sein Business einfacher zu machen?

Barbara: Da gibt es eine Menge und das „Patentrezept“ gibt es nicht – jeder hat andere Anforderungen und muss ein bisschen probieren. Tools, die ich immer im Einsatz habe, sind:

• Ein vernünftiges Buchhaltungstool – gleich von Anfang an!
• Ein Projektmanagement-Tool (Meistertask, Asana, monday.com, Trello…), um den Überblick zu behalten – ich lege zum Beispiel für jeden Kunden (oder auch für eigene Projekte) ein „Board“ an und dort packe ich ALLES rein, was mit dem jeweiligen Auftrag zu tun hat: Dokumente, Links, Kommunikation, Abläufe und vieles mehr
• Für schnelle Grafiken nutze ich Canva (für meine Social-Media-Kanäle) – für aufwendigere Bearbeitungen habe ich das Tool Affinity im Einsatz (ähnlich wie Photoshop, aber mit Einmalkauf statt Abo)
• Das Office-Paket – Word, Excel, Powerpoint, Outlook usw. (oder per G-Suite)
• Zoom: Für Videokonferenzen, Kundengespräche, MeetUps und Online Seminare
• Wenn eine Website am Start ist: Genau anschauen, was der Webhoster anbietet – spart eine Menge Zeit und Aufwand, wenn man gleich richtig auswählt
• Einfaches Tool, um Videos aufzuzeichnen: Screencast-o-matic für Erklärvideos oder Onlinekurse
• Superpraktisch für die schnelle Rechtschreibkorrektur: Language Tool als Browser AddOn
• Verkauf von Online-Produkten: Elopage – für E-Books, Onlinekurse, Tickets usw.
• E-Mail-Marketing – absolut sinnvoll, sich von Anfang an um das Thema zu kümmern! Auch, wenn die Liste erstmal nur langsam wächst: Dranbleiben, Freebies erstellen und unabhängig(er) werden von Social Media. Datenschutz beachten (aber das ist ja eh überall ein Thema)!
• Datentransfer ist auch immer wieder ein Thema – für große Datenmengen eignen sich Tools wie Wetransfer – ich selbst nutze aus Datenschutzgründen auch oft eine (hoffentlich 😉) sichere Cloud

textur: Wenn du dich entscheiden musst und du nur drei Tools nutzen kannst:
Welche top drei Tools erleichtern dir deine tägliche Arbeit, dass du sie nicht missen möchtest?

Barbara: Diese 3 würde ich auf gar keinen Fall missen wollen:

• Zoom
• Buchhaltungstool
• Projektmanagement-Tool

Buchhaltung muss für mich korrekt sein, ohne Videokonferenzen könnte ich meine Online-Workshops nicht umsetzen und ohne Projektmanangement-Tool würde ich den Überblick verlieren und wäre völlig aufgeschmissen… 😉

textur: Wenn die Technik doch mal kompliziert ist oder streikt: Was sind deine drei top Tipps zum Überwinden des Technik-Dramas?

Barbara:

• Nicht in Panik ausbrechen! Es gibt für alles eine Lösung.
• Und, was mir immer unglaublich geholfen hat: Tools danach auswählen, dass der Support im Hintergrund funktioniert.
• Ein weiteres Plus: Das eigene Netzwerk ausbauen, andere unterstützen und dann auch mal selbst fragen dürfen, wenn man nicht weiterkommt.

textur: Danke für deine wertvollen Tool Tipps. Da ist bestimmt für jeden etwas dabei und ich konnte auch tolle Tipps mitnehmen.

FAZIT: Technik darf einfach sein

Nimm dir ein wenig Zeit und schau dir deine Apps und Programme mal genauer an: Was brauchst du? Was unterstützt dich? Was könnte einfacher sein? Und: Bleib dran! Ich selbst bin auch noch dabei meine Programmlandschaft zu optimieren … das ist gar nicht immer so einfach und braucht Zeit und Geduld. Auf welches Tool willst du nicht mehr verzichten? Kommentiere hier und unterstütze andere mit deinem Tipp.